Indekken of dienstverlening?

De aannemer had goed opgelet op de juridische cursus die hij had gevolgd. Alles wat de opdrachtgever en hij hadden besproken op de bouw, legde hij vast. Tientallen mailtjes per dag. Toen de opdrachtgever vroeg of dat wat minder kon zei de aannemer: “Dit doe ik op advies van mijn advocaat. Als het verkeerd gaat, heb ik in ieder geval dossier opgebouwd.” Tussen aannemer en opdrachtgever is het niet meer goed gekomen.

Dossiervorming

Bij ieder juridisch geschil zal de advocaat vragen: wat staat er op papier? Zijn er getekende overeenkomsten? Zijn afspraken per brief of mail bevestigd? Desnoods via WhatsApp? Uiteraard zijn mondelinge afspraken in de meeste gevallen bindend; de wet kent een paar uitzonderingen. Het bestaan en de inhoud van mondeling afspraken zijn alleen zo moeilijk aan te tonen. Het is snel het woord van de één tegen het woord van de ander. Om die reden zeggen de juridische adviseurs: leg afspraken vast.

Maar hoe voorkom je dat de vastlegging van afspraken lijkt op indekken voor als het verkeerd gaat? Wat de aannemer had gezegd, was weliswaar eerlijk, maar het helpt de verstandhouding op de bouw niet.

Ruis

Mijn advies: haal het vastleggen van afspraken uit het juridische. Je legt afspraken niet vast om je in te dekken voor als het verkeerd gaat. Je let afspraken vast in het kader van dienstverlening.

Als voorbeeld de bouw van een nieuwbouwpand. De aannemer en opdrachtgever staan op de bouw te praten over de elektrische installaties. De opdrachtgever had op tekening het aantal stopcontacten in de keuken gezien. Bij nader inzien wil hij naast de ingetekende stopcontacten nog extra laten plaatsen. Terwijl hij dat met de aannemer bespreekt, komt net een vrachtwagen aanrijden om bouwmaterialen af te leveren, staan buiten de voegers met de radio keihard aan op de steigers en komt een stukadoor het gesprek inbreken om vragen te stellen over de uitvoering van een bepaald detail en gaan zowel de mobiele telefoon van de aannemer als van de opdrachtgever drie keer af. Of komen via de telefoon WhatsApp berichten of mails binnen. Ruis.

De kans is groot dat de opdrachtgever en de aannemer aan het einde niet exact dezelfde ideeën hebben over 1) het aantal extra stopcontacten, 2) de exacte locatie daarvan, 3) de meerprijs, 4) de gevolgen voor de planning en 5) de afstemming met eventuele nevenaannemers.

Dienstverlening

Een aannemer die dienstverlening hoog in het vaandel heeft, bevestigt het voorstel over deze bestekswijziging per mail. Plattegrondje, de meerkosten en de planning. Met de vraag of dit met de nevenaannemers besproken moet worden. De aannemer vraagt de opdrachtgever binnen enkele dagen daarop te reageren. Bevestigt de opdrachtgever zijn of haar akkoord, dan voert de aannemer dat meerwerk uit. Zonder tijdig bericht van de opdrachtgever voert de aannemer het uit volgens ontwerp. Op die manier weet de opdrachtgever waar die aan toe is, hebben partijen achteraf geen discussie over meerwerkaanspraken en wordt het risico op juridische geschillen klein gehouden.

Op die manier is het vastleggen van afspraken geen indekken. Het is dienstverlening. Duidelijkheid voor de opdrachtgever. En daarmee ook voor jezelf.